Скільки зберігати документи РРО: строки, штрафи і що має лежати на касі

Останнє оновлення: липень 2026 року.

ДПС вкотре нагадала підприємцям, які документи потрібно формувати й зберігати при роботі з касовим апаратом. Питання виглядає простим, але саме на ньому найчастіше «горять» ФОПи під час перевірки: чеки є, а контрольної стрічки за позаминулий рік уже немає, або на касі не знайшлося довідки про опломбування. Розібрали, що і скільки реально треба тримати — з посиланнями на норми.

Коротко: скільки що зберігати

Що потрібно формувати щодня

Якщо протягом робочого дня чи зміни була хоча б одна розрахункова операція, суб'єкт господарювання зобов'язаний:

• видавати фіскальні чеки — у паперовій та/або електронній формі;
• створювати контрольну стрічку (для сучасних РРО — в електронній формі);
• після закінчення зміни формувати Z-звіт — фіскальний звітний чек касира.

Це прямі обов'язки з пунктів 9 і 10 статті 3 Закону №265/95-ВР. Немає розрахунків за день — немає й обов'язку робити Z-звіт: закривати зміну «про всяк випадок» на порожній касі не потрібно.

Міф про сім років

У новинах регулярно проскакує формулювання «зберігати не менше семи років». Через нього підприємці думають, що мають сім років тримати коробки з чеками. Це не так.

Сім років — це про технічну вимогу до фіскальної пам'яті самого апарата: дані Z-звітів зберігаються в ній протягом строку служби РРО, визначеного виробником. Ваш власний обов'язок зі зберігання документів — 3 роки для контрольної стрічки і 1095 днів для первинки.

Ще один момент, на якому плутаються: строк 1825 днів (5 років) із пп. 44.3.2 ПКУ до ФОП не застосовується. Він стосується платників податку на прибуток, неприбуткових організацій і юридичних осіб на спрощеній системі. У підприємця первинка зберігається 1095 днів.

Зайве зберігання не карається — але й планувати архів «бо треба сім років» немає підстав. Орієнтуйтесь на строки з таблиці вище.

Що має фізично лежати на касі

Під час фактичної перевірки інспектор дивиться не лише на чеки. Безпосередньо на місці проведення розрахунків мають бути:

• реєстраційне посвідчення РРО або його копія;
• остання довідка про опломбування — саме остання, а не та, що видавалась при першому введенні в експлуатацію;
• документи на товарні запаси — накладні, митні декларації, інші документи, що підтверджують походження товару.

Останній пункт стосується не всіх. За п. 12 ст. 3 Закону №265/95-ВР обов'язок обліку товарних запасів не поширюється на ФОП-єдинників, не зареєстрованих платниками ПДВ. Виняток — ті, хто торгує технічно складними побутовими товарами з гарантією, лікарськими засобами й виробами медичного призначення або ювелірними виробами: вони ведуть облік незалежно від ПДВ.

Решта документів, пов'язаних із реєстрацією та обліком РРО, уже є в контролюючого органу — їх достатньо тримати в копіях. Фіскальні звітні документи автоматично зберігаються у фіскальній пам'яті апарата та/або на сервері ДПС.

Особливість ПРРО

У програмних касах контрольна стрічка формується на боці фіскального сервера ДПС — окремо зберігати її вам не потрібно. Виняток один: робота в режимі офлайн. Поки пакет офлайн-документів не переданий на сервер (а зробити це треба протягом 36 годин після відновлення зв'язку), відповідальність за збереження цих даних лежить на вас.

Практичний висновок: якщо точка часто втрачає інтернет, не покладайтесь на «воно саме відправиться» — контролюйте, що офлайн-чеки долетіли до ДПС. Детальніше про обов'язок застосовувати касу — у статті Хто зобов'язаний використовувати ПРРО у 2026 році.

Штрафи за порушення

За статтею 17 Закону №265/95-ВР (неоподатковуваний мінімум для штрафів — 17 грн):

• контрольну стрічку не надруковано / не створено в електронній формі або дані спотворено — 30 нмдг (510 грн);
• не використовується або неналежно зберігається КОРО чи розрахункова книжка — 50 нмдг (850 грн);
• розрахунок проведено не через касу або не видано фіскальний чек — 100% вартості проданого товару за перше порушення і 150% за кожне наступне;
• продаж підакцизних товарів без режиму програмування найменування — 300 нмдг (5100 грн).

Окремо: за реалізацію товарів, не облікованих у встановленому порядку, стаття 20 того самого закону передбачає санкцію у розмірі вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 10 нмдг (170 грн). Зверніть увагу: у старих статтях і консультаціях досі трапляється «подвійна вартість» — цю редакцію скасовано ще у 2019 році.

Чек-лист для ФОП

1. Перевірте, чи створюється контрольна стрічка в електронній формі — і що вона доступна за останні 3 роки.
2. Складіть Z-звіти за поточний рік в одну папку (або переконайтесь, що ПЗ віддає їх вивантаженням).
3. Покладіть на касу реєстраційне посвідчення та останню довідку про опломбування.
4. Тримайте на точці накладні на товар, якщо на вас поширюється облік товарних запасів.
5. Для ПРРО — перевірте, що офлайн-пакети передаються на сервер ДПС без «зависань».

Чим допоможемо

Ми обслуговуємо касову техніку з 2012 року і обладнали понад 500 торгових точок. Якщо не впевнені, що з документами на вашій точці все гаразд — проведемо перевірку разом із плановим сервісом.

Опломбування, заміна довідки, налаштування вивантаження стрічки й Z-звітів, реєстрація каси в ДПС «під ключ» — 1000 грн. Дзвоніть 097 707 4808.

Підібрати обладнання: касові апарати, програмне забезпечення та ПРРО, послуги. Питання — у Telegram.

Джерела

• Закон України №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій…» — ст. 3, 17, 20
• Податковий кодекс України — п. 44.3 (строки зберігання документів)
• Наказ Мінфіну №547 — Порядок реєстрації та застосування РРО